- Основные способы разозлить инспектора
- Как исправить ситуацию
- Как избежать штрафа, если проверка выявила нарушение
В любой профессии есть детали, на которые персонал часто не обращает внимания. Мятые бумаги, перемещенная кем-то папка и многое другое не оказывают серьезного влияния на работу. Однако ответственного сотрудника все эти мелочи зачастую раздражают. Нередко они приводят к конфликтным ситуациям или к негативному отношению со стороны начальства. Проверяющие из Государственной инспекции труда не являются исключением. Их также могут раздражать мелочи, которым некоторые не придают значения. Результатом обычно становится более строгая проверка и серьезное наказание при обнаружении нарушений.
Основные способы разозлить инспектора
Работа кадровика сложна, и требует постоянного внимания. Законодательство регулярно обновляется. И важно не пропустить изменения, не допустить ошибок, не подвести компанию под штрафы. Даже опытные сотрудники не всегда полностью владеют информацией. Нередко единственным способом привести рабочий процесс в норму является обучение по программам ДПО в кадровом делопроизводстве. Таким образом можно актуализировать знания, снизить риски ошибок в кадровой документации.
В напряженном рабочем ритме сложно обращать внимание на все незначительные моменты. Но чтобы не создать себе и компании проблем, стоит запомнить и не допускать основные ошибки, раздражающие проверяющих ГИТ.
Гора документов
Инспектору предоставляют не только те документы, которые он запрашивал, а полностью все кадровые бумаги. Обычно таким способом пытаются добиться снижения внимания проверяющего. По их расчетам, при виде кипы документов, к которым еще не составлена опись, инспектор должен все быстро пролистать, не вчитываясь в содержание и не обращая внимания на оформление.
Эффект, как правило, получается обратный. Проверяющий, раздраженный тем, что его работу стараются усложнить, внимательно изучит все материалы. И обязательно найдет ошибки.
Шаблонные фразы в локальных актах
Часто при составлении локальных актов кадровики используют шаблоны, скачанные из интернета. При этом совершенно забывают о внимательной вычитке. Таким образом при проверке инспектор сталкивается с нелепыми фразами и условиями, которые в компании не предусмотрены. Помимо того, что это затягивает процесс проверки, так еще и вводит проверяющего в заблуждение.
Подмена документов
Попытка подменить одну или несколько страниц в локальных нормативных актах обычно заканчивается неудачей. Особенно, если речь идет о старых документах. Новая белая страница среди старых пожелтевших бумаг сразу вызывает подозрение. Также на размышления наводят разный шрифт и следы от скрепок.
Немаловажно, что контролировать аутентичность документа никто не будет. Единственным исключением является проверка по заявлению сотрудника. В таких случаях подмена страниц может затрагивать права работника. Соответственно, привлекают экспертов и проверяют оба варианта договора.
Во всех остальных случаях суду может быть достаточно разрывов в тексте для признания факта подмены.
Разный стиль написания документов
Профессиональный язык сух и конкретен. Каждое понятие имеет свое единое определение. Например, работник, работодатель, организация и т.д. Терминология установлена ст. 20 ТК, и нарушать ее недопустимо.
Однако на практике в нормативных документах могут мелькать термины «сотрудник», «фирма», «компания». С юридической точки зрения это является нарушением.
Установленного штрафа за подобные термины не предусмотрено. Но если таких фактов слишком много, и они явно бросаются в глаза, готовьтесь к самым строгим наказаниям за другие нарушения.
Например, отсутствие в Правилах внутреннего распорядка информации об электронных трудовых книжках, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, предусматривает штраф от 30 000 до 50 000 руб. Если других нарушений нет, а с документацией в компании полный порядок, никаких серьезных последствий не будет. Чаще всего проверяющие ограничатся устным предупреждением.
А вот если в дополнение к нарушению инспектор сталкивается еще и с мелкими факторами, описанными выше, в 90% случаев фирма получит максимальный штраф.
Как исправить ситуацию
Если компания функционирует длительное время, а среди кадровых специалистов периодически мелькали новички или люди без специальных знаний, говорить о правильном ведении документации уже поздно. Вероятней всего, в кадровых документах можно обнаружить массу ошибок.
Начинать следует с подготовки сотрудников. Если в коллективе есть кадровые работники без соответствующих знаний, лучше позаботиться об их обучении. Это гораздо дешевле, чем регулярно оплачивать штрафы за допускаемые ошибки. Сейчас это можно сделать без отрыва от работы с помощью программ повышения квалификации, содержащих все важные изменения в нормативных актах и трудовом законодательстве.
Пересматривать все кадровые документы слишком трудозатратно и не имеет смысла. Многие бумаги корректируются в процессе работы. Возьмите за правило вычитывать текст на предмет нестыковок, шаблонных фраз или неверной терминологии. Чтобы не запутаться в терминах, в каждый договор добавьте сноски и расшифровки. Например: работник — это физическое лицо, заключившее договор с работодателем.
В случае с подменой страниц документа сложно что-то сделать. Само по себе это действие, нарушающее закон. Единственное, что остается — это защитить себя. Если вы обнаружили подмену, совершенную прошлыми сотрудниками, составьте докладную записку на имя руководителя. Такой документ снимет с вас ответственность, если нарушение обнаружит проверяющий.
Скачивая шаблоны документов из интернета, не забывайте, что единых, идеально подходящих для всех стандартов не существует. Внимательно ознакомьтесь с текстом и удалите условия, которых нет в вашей фирме. Выявление подобных несоответствий грозит компании штрафом в 50 000 руб.
Подавая бумаги на проверку инспектору, позаботьтесь о составлении описи. Не нужно сваливать на него всю имеющуюся документацию. Запрошенных бумаг более чем достаточно. Инспектор оценит заботу о его комфорте и времени.
Как избежать штрафа, если проверка выявила нарушение
Если на предприятии обнаружены незначительные нарушения, не угрожающие жизни и здоровью работников, есть шанс сделать наказание минимально строгим. Для этого обращайтесь к руководителю инспекции труда в письменном виде.
Составляя ходатайство, подробно опишите, кто и когда проводил проверку, какие нарушения были выявлены. Также укажите причины, по которым они могут считаться малозначительными. Это позволит избежать штрафа, ограничиться предупреждением или даже устным замечанием.
В любой ситуации помните, что есть шанс решить дело мирно, без административных наказаний. Особенно, если вы смогли создать для инспектора хорошие условия работы без раздражающих факторов. Читайте наши публикации и не допускайте ошибок в работе.
